Politique de confidentialité

RICOH UK Products Ltd., Priorslee, Telford, TF2 9NS («RICOH») a développé le site « https://ukproducts.ricoh.com» (« le site Web »). Sur le site Web, vous pouvez en savoir plus sur RICOH UK Products Ltd et sur les produits et services que nous proposons. RICOH reconnaît l’importance de la protection des données personnelles. RICOH s’engage à respecter votre vie privée et à traiter vos données personnelles avec soin et confidentialité. Les données ne seront pas traitées à d’autres fins que celles spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité. Tout traitement des données sera conforme à la présente déclaration de confidentialité et aux lois applicables.

---

Qu’est-ce que cette politique ?

Il s’agit de notre politique de protection des données et de confidentialité qui explique qui nous sommes, pourquoi et comment nous traitons les données personnelles et, si vous êtes concerné par l’une des données personnelles en question, quels sont vos droits et comment nous contacter si nécessaire.

Qui sommes-nous ?

Nous sommes RICOH UK Products Ltd. Nos coordonnées et autres informations sont indiquées à la fin de la présente politique. Nous sommes le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées conformément à la présente politique (sauf indication contraire dans la présente politique).

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous pouvons traiter des données à caractère personnel vous concernant si :

• Vous êtes l’un de nos clients ou fournisseurs.
• Vous utilisez nos produits ou services.
• Vous travaillez pour l’un de nos clients ou fournisseurs, ou pour une personne qui utilise nos produits ou services.
• Vous êtes une personne (ou vous travaillez pour une personne) à qui nous souhaitons faire la promotion ou la commercialisation de nos produits ou services. Dans ce cas, nous pouvons avoir obtenu vos coordonnées directement auprès de vous (par exemple, via notre site web ou lors d’un salon professionnel ou d’une exposition) ou auprès d’une autre source.

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Nous pouvons traiter des données personnelles vous concernant que nous avons obtenues soit de vous, soit d’une autre source. Les données personnelles vous concernant que nous traitons peuvent inclure les informations indiquées ci-dessous.

Vos coordonnées personnelles

Nous pouvons traiter vos coordonnées personnelles, notamment :

• Votre nom
• Votre employeur, votre fonction ou votre service
• Votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou d’autres coordonnées (ces informations peuvent concerner votre travail ou vous personnellement, selon la nature de notre relation avec vous ou avec la personne pour laquelle vous travaillez).

Informations que nous obtenons lors de nos communications avec vous

Nous pouvons traiter les informations que nous obtenons lors de nos communications avec vous, notamment :

• Les informations vous concernant que vous nous fournissez lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, par e-mail, via notre site web, via les réseaux sociaux ou par tout autre moyen
• Les informations que vous nous fournissez ou que nous obtenons lorsque vous utilisez notre site web, achetez ou vous abonnez à nos produits ou services, nous fournissez des produits ou services, vous renseignez sur un produit, passez une commande, participez à un concours, une promotion ou une enquête, ou nous contactez pour signaler un problème, ou effectuez l’une de ces actions au nom de la personne pour laquelle vous travaillez.

Informations relatives à nos relations avec vous ou la personne pour laquelle vous travaillez

Nous pouvons traiter des informations relatives à nos relations avec vous ou la personne pour laquelle vous travaillez, notamment :

• Informations relatives aux transactions avec nous impliquant vous ou la personne pour laquelle vous travaillez (par exemple, détails des biens ou services que nous avons fournis ou obtenus de vous ou de la personne pour laquelle vous travaillez)
• D’autres informations vous concernant que nous devons traiter afin de conclure ou d’exécuter un contrat avec vous ou la personne pour laquelle vous travaillez (par exemple, des informations sur le droit au travail et des informations obtenues auprès d’agences de référence en matière de crédit lorsque cela est nécessaire pour nous permettre d’effectuer les vérifications appropriées en rapport avec les contrats conclus avec vous ou une autre personne pour laquelle vous travaillez ou à laquelle vous êtes lié d’une autre manière)
• Informations sur les événements auxquels vous ou vos proches êtes invités, ainsi que vos informations personnelles et vos préférences dans la mesure où ces informations sont pertinentes pour l’organisation et la gestion de ces événements (par exemple, vos exigences alimentaires)
• Informations vous concernant que vous nous fournissez ou que nous obtenons lorsque vous nous rendez visite (par exemple, si vous vous inscrivez ou êtes enregistré par la vidéosurveillance lors de votre visite, ou si vous nous communiquez les détails d’immatriculation de votre véhicule).

Quelles données personnelles traitons-nous lorsque vous utilisez notre site web ?

Les informations que nous obtenons de vous lorsque vous utilisez notre site web comprennent :

• des informations techniques, notamment l’adresse IP (Internet Protocol) utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, vos informations de connexion, le type et la version de votre navigateur, le fuseau horaire, les types et versions des plug-ins de votre navigateur, le système d’exploitation et la plateforme ;
• des informations sur votre visite, notamment les adresses URL complètes, le parcours de navigation vers, à travers et depuis notre site web (y compris la date et l’heure), les produits que vous avez consultés ou recherchés, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, informations sur l’interaction avec les pages (telles que le défilement, les clics et les survols de souris), méthodes utilisées pour quitter la page, et tout numéro de téléphone utilisé pour appeler notre service clientèle ou identifiant de réseau social utilisé pour contacter notre équipe de service clientèle.

Cookies

Notre utilisation des cookies pour traiter les données personnelles est expliquée dans notre politique en matière de cookies, que nous vous invitons à lire.

Que faisons-nous de vos données personnelles ?

Nous pouvons traiter vos données personnelles aux fins suivantes :

• Pour conclure et exécuter des contrats avec vous ou la personne pour laquelle vous travaillez.
• Pour :
  • fournir des biens et des services aux clients ou à d’autres utilisateurs de ces biens et services ;
• obtenir des biens et des services auprès de fournisseurs ;
• gérer et administrer nos relations avec les clients, les fournisseurs ou d’autres utilisateurs de nos biens et services ; lorsque vous ou la personne pour laquelle vous travaillez pouvez être le client, l’utilisateur ou le fournisseur de biens ou de services concerné à ces fins.
• Pour faire la promotion et le marketing de nos biens et services, et fournir des informations à leur sujet. Cela peut se faire par le biais de communications de marketing direct (telles que des e-mails) ou d’appels téléphoniques. Cela peut inclure des suggestions et des recommandations sur des biens ou des services susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser la personne pour laquelle vous travaillez, et sera soumis à vos préférences déclarées, le cas échéant.
• Pour administrer notre site web selon nos conditions générales et à des fins d’opérations internes, y compris le dépannage, l’analyse de données, les tests, la recherche, les statistiques et les enquêtes.
• Pour améliorer notre site afin de garantir que le contenu est présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre ordinateur.
• Pour assurer la sécurité de notre site web et de nos autres systèmes.
• Pour mesurer ou comprendre l’efficacité des publicités que nous vous proposons, à vous et à d’autres, et pour diffuser des publicités pertinentes.

À qui divulguons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons partager vos données personnelles avec :

• Tout membre de notre groupe, c’est-à-dire nos filiales, notre société mère ultime et ses filiales.
• Des tiers appropriés, notamment :
  • des agences de référence en matière de crédit afin d’évaluer votre cote de crédit dans le cadre de la conclusion d’un contrat avec vous ou avec la personne pour laquelle vous travaillez.
• • nos auditeurs, conseillers juridiques et autres conseillers professionnels ou prestataires de services ;
• • nos partenaires commerciaux, clients, fournisseurs et sous-traitants pour l’exécution de tout contrat que nous concluons ou de toute autre transaction que nous avons dans le cadre normal de nos activités avec vous ou la personne pour laquelle vous travaillez ;
• En ce qui concerne les informations obtenues via notre site web :
  • les fournisseurs d’analyses et de moteurs de recherche (y compris les outils de test A/B) qui nous aident à améliorer et à optimiser notre site et qui sont soumis à notre politique en matière de cookies.
• • nos annonceurs et réseaux publicitaires qui ont besoin de ces données pour sélectionner et diffuser des publicités pertinentes pour vous et d’autres personnes. Nous ne divulguons pas d’informations sur des personnes identifiables à nos annonceurs, mais nous leur fournissons des informations agrégées sur nos utilisateurs. Nous pouvons également utiliser ces informations agrégées pour aider les annonceurs à atteindre le type d’audience qu’ils souhaitent cibler. Nous pouvons utiliser les données personnelles que nous avons collectées auprès de vous pour nous permettre de répondre aux souhaits de nos annonceurs en affichant leurs publicités à cette audience cible et sous réserve de notre politique en matière de cookies ;

Autres divulgations que nous pouvons faire

Nous pouvons divulguer vos données personnelles à des tiers :

• Dans le cas où nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs, sous réserve des conditions de la présente politique de confidentialité.
• Si nous ou la quasi-totalité de nos actifs sommes acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles qu’il détient sur ses clients feront partie des actifs transférés
• Si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à une obligation légale, ou afin de faire respecter ou d’appliquer nos conditions de fourniture et autres accords conclus avec vous ; ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de RICOH, de nos clients ou d’autres personnes. Cela inclut l’échange d’informations avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit.

Quels sont les fondements juridiques de notre traitement de vos données personnelles ?

La base juridique sur laquelle nous traitons vos données personnelles est la suivante :

• Lorsqu’il est nécessaire d’obtenir votre consentement préalable au traitement concerné afin que nous soyons autorisés à le faire, nous obtiendrons et nous appuierons sur votre consentement en ce qui concerne le traitement concerné (voir ci-dessous pour savoir comment retirer votre consentement à tout moment).
• Dans le cas contraire, nous traiterons vos données personnelles lorsque le traitement est nécessaire :
  • aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous-mêmes ou par une autre personne, à condition que cela ne se fasse que dans des circonstances où ces intérêts légitimes ne prévalent pas sur vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux qui nécessitent la protection des données personnelles (la plupart des cas dans lesquels nous traitons vos données personnelles dans le cadre d’une relation que nous entretenons avec la personne pour laquelle vous travaillez entrent dans cette catégorie).
• • pour nous conformer à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; ou
• • pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat ;

Où traitons-nous les données à caractère personnel ?

Les données que nous traitons vous concernant peuvent être transférées et stockées dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») qui peut ne pas être soumis à une législation équivalente en matière de protection des données. Elles peuvent également être traitées par du personnel situé en dehors de l’EEE qui travaille pour nous ou pour l’un de nos fournisseurs. Cela inclut le personnel chargé, entre autres, de l’exécution des commandes, du traitement des informations de paiement et de la fourniture de services d’assistance.

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées dans le cadre de la fourniture de nos services, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir qu’elles font l’objet de garanties appropriées, par exemple en nous appuyant sur un mécanisme juridique reconnu, qui peut inclure la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la CE et relatives au transfert d’informations à caractère personnel (voir http://ec.europa.eu/ justice/dataprotection/internationaltransfers/transfer/index_en.html) et qu’elles soient traitées de manière sécurisée et conformément à la présente politique de confidentialité.

Toutes les données personnelles que nous traitons sont stockées de manière sécurisée. Toutes les transactions de paiement seront cryptées à l’aide d’une technologie appropriée. Lorsque nous vous avons attribué (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe vous permettant d’accéder à certaines parties de notre site web ou de nos systèmes, vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe. Nous vous demandons de ne partager votre mot de passe avec personne.

Malheureusement, la transmission d’informations via Internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité des données que vous transmettez à notre site web et toute transmission se fait à vos propres risques. Une fois que nous avons reçu vos informations, nous utilisons des procédures strictes et des dispositifs de sécurité pour tenter d’empêcher tout accès non autorisé.

Pendant combien de temps traitons-nous les données personnelles ?

Nous traitons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées, après quoi elles seront supprimées ou archivées, sauf dans la mesure où il est nécessaire pour nous de continuer à les traiter afin de nous conformer aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis ou à d’autres fins légitimes et légales.

Quels sont vos droits ?

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne les données personnelles vous concernant que nous traitons :

• Vous pouvez demander à accéder aux données personnelles concernées (veuillez consulter la section ci-dessous sur l’accès à vos données personnelles).
• Vous pouvez demander que les données personnelles incorrectes que nous traitons soient rectifiées.
• Dans certaines circonstances (généralement lorsque les données personnelles ont été fournies par vous et qu’il n’est plus nécessaire pour nous de continuer à les traiter), vous pouvez être en droit de demander que nous effacions les données personnelles concernées.
• Lorsque nous traitons des données personnelles vous concernant sur la base de votre consentement préalable à ce traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, après quoi nous cesserons le traitement concerné.
• Si vous avez une réclamation à formuler concernant le traitement de vos données personnelles par nos soins, vous pouvez nous contacter ou déposer une plainte officielle auprès du commissaire à l’information.

Comment retirer votre consentement au traitement

Vous pouvez retirer votre consentement à tout traitement pertinent de données personnelles :

• En nous envoyant un e-mail à rpldataprotection@ricoh-rpl.com
• En nous écrivant à l’adresse ci-dessous.

Comment exercer votre droit d’accès à vos données personnelles

Vous pouvez exercer votre droit d’accès à vos données personnelles :

• En nous envoyant un e-mail à [rpldataprotection@ricoh-rpl.com]
• En nous écrivant à l’adresse ci-dessous.

Veuillez noter que nous pouvons être amenés à vous demander des informations supplémentaires afin de confirmer votre identité avant de vous fournir les informations demandées.

Nos coordonnées – nous contacter

Nos coordonnées complètes sont les suivantes :

RICOH UK Products Ltd

Priorslee

Telford

TF2 9NS

Téléphone : 01952 290090

E-mail : rpldataprotection@ricoh-rpl.com

Le commissaire à l’information

Le commissaire à l’information est l’autorité de contrôle au Royaume-Uni. Il peut vous fournir de plus amples informations sur vos droits et nos obligations en matière de données personnelles, et traiter toute réclamation que vous pourriez avoir concernant le traitement de vos données personnelles.

Modifications apportées à cette politique

Toute modification apportée à notre politique de confidentialité à l’avenir sera publiée sur cette page et, le cas échéant, vous sera notifiée par e-mail. Veuillez consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des mises à jour ou modifications apportées à notre politique de confidentialité.

Date de cette politique

Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le 17 mai 2018.